¿Cómo sé que la información que estoy viendo está al día?

Qualus Manager es una plataforma que facilita la gestión del negocio. Fue pensada principalmente para poder tener un control de las finanzas de la empresa, que incluye también un correcto control de inventarios. Por eso, consideramos que para estar seguros de que hemos registrado todos nuestros movimientos en Qualus Manager (y tenemos todos los reportes y análisis actualizados para tomar decisiones), debemos verificar lo siguiente:

• Dinero: Que el saldo de caja en nuestro estado de cuenta coincida con el saldo de caja que tenemos en Qualus Manager (para cada cuenta de dinero).
  De esta manera, sabremos que todos los movimientos reales de caja que hemos hecho, ya están registrados en nuestra cuenta de Qualus Manager con los conceptos por los cuales se hicieron, ya que los saldos de caja coinciden.
• Inventarios: Que los stocks físicos que tengamos coincidan con las cantidades que tenemos en Qualus Manager (por cada producto y para cada Lugar).
• De la misma manera, si los inventarios coinciden, sabremos que todas las entradas o salidas de productos han quedado plasmadas en nuestra cuenta, por lo que los reportes y análisis que observemos estarán actualizados y podrán ser una buena fuente de información para la toma de decisiones.

¿Qué pasa si mis saldos de caja o inventarios no coinciden?

Significa que han habido movimientos de dinero o inventarios que no hemos ingresado como registros en la plataforma. Pongamos un ejemplo para entenderlo mejor:

Dinero: Supongamos que nosotros utilizamos una cuenta en soles del banco BCC. La última vez que actualizamos nuestra cuenta de Qualus Manager fue hace 3 días, y el saldo final de caja en ese momento era de S/ 10,000. Hace dos días cobramos una venta por S/ 1,000 y ayer hicimos el pago del alquiler que fue por S/ 4,000. 

Hoy, después de algunos días de trabajo, revisamos nuestro estado de cuenta y vemos que el saldo de caja actual es de S/ 7,000. Eso quiere decir que hubo movimientos de dinero con esa cuenta y que aún no hemos registrado. 

La idea sería ingresar a los movimientos de nuestra cuenta y ver qué es lo que ha ocurrido para registrarlo en mi cuenta de Qualus Manager. En este caso, deberíamos registrar un ingreso de S/ 1,000 por la venta, y anotar el egreso por S/ 4,000 por el gasto del alquiler. Con eso, el saldo de nuestra cuenta BCC coincidirá con el estado de cuenta, estando todos los movimientos debidamente registrados en nuestra cuenta.

Inventarios: De manera similar, supongamos que vendemos polos y hace 3 días teníamos un stock de 100 polos al finalizar el día en nuestro único almacén. Hoy, al hacer el conteo de stock físico, contabilizamos 80 polos en total. Esto indica que hay un déficit de 20 polos que no tenemos registrados en nuestra cuenta. 

Podría deberse a varias cosas, como por ejemplo, una venta que nos olvidamos de registrar, entrega de productos en consignación a alguna tienda, entre otros. Luego, registramos este movimiento para tener toda nuestra información actualizada.